Hoá đơn xuất trả hàng và hoá đơn hàng bán bị trả lại kê khai bình thường giống như các loại hoá đơn mua vào và bán ra khác (không được ghi âm).
Lưu ý: Việc kê khai bổ sung (mẫu 01/KHBS) chỉ thực hiện trong trường hợp hoá đơn kỳ trước kê sai, kê thừa, kê thiếu mà thôi.
Căn cứ Tiết 2.8, Điểm 2, Mục IV Phần B Thông tư 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng và hướng dẫn thi hành Nghị định số 123/2008/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, quy định:
Cơ sở kinh doanh mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT. Hoá đơn này là căn cứ để bên bán điều chỉnh doanh số bán, số thuế GTGT đầu ra; bên mua điều chỉnh doanh số mua, số thuế GTGT đầu vào.
Theo quy định trên và hướng dẫn về hạch toán kế toán hàng bán bị trả lại thì bên mua xuất hàng bị trả lại hàng mua cho bên bán kê vào bảng kê 01-2/GTGT, kê số âm.
Tuy nhiên, để tiện trong việc kê khai không phải kê khai số âm, cũng như khớp với báo cáo sử dụng hoá đơn, Tổng cục Thuế đã hướng dẫn kê khai hàng hoá bị trả lại theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC vào bảng kê 01/-1/GTGT (Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra), kê số dương;
Khi kê bạn nhớ ghi vào cột ghi chú: hàng hoá trả lại người bán. Đây không phải là doanh thu bán hàng của doanh nghiệp.