Quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
Để việc lập phiếu thu - phiếu chi hợp pháp, theo đúng chế độ kế toán, người đứng đầu bộ phận kế toán của công ty cần phải quy định các chứng từ tương ứng kèm theo để những yêu cầu thanh toán không phù hợp sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời. Các kế toán viên mặc nhiên căn cứ vào đó mà áp dụng.
1) Bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng.
- Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC, UNC) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
- Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT, UNT) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi
- Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu – chi
- Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC)
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC
7) Thực hiện thu – chi tiền:
- Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
ü Kiểm tra số tiền trên PT (PC) với chứng từ gốc
ü Kiểm tra nội dung ghi trên PT (PC) có phù hợp với chứng từ gốc
ü Kiểm tra ngày , tháng lập PT (PC) và chữ ký của người có thẩm quyền.
ü Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
ü Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào PT hoặc PC .
ü Thủ quỹ ký vào PT hoặc PC và giao cho khách hàng 01 liên.
ü Sau đó thủ quỹ căn cứ vào PT hoặc PC ghi vào Sổ Quỹ.
ü Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT hoặc PC cho kế toán.
- Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp UNT/UNC, séc, … cho ngân hàng.
Ghi chú:
Các quyển sổ phiếu thu – chi bán trên thị trường thường có 03 liên và theo quy định là phải lập cả 03 liên. Tuy nhiên trong thực tế (kế toán tự thiết kế mẫu và tự in) thường thì:
- Lập 03 liên cho PT (01 liên giao cho khách nộp tiền vì khách nộp tiền cần PT để đảm bảo cho các phát sinh sau này nếu có)
- Lập 02 liên cho PC (vì đa số khách nhận tiền không lấy PC)
