Sử dụng các loại chứng từ, sổ kế toán Tài sản cố định phải được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong sổ theo dõi tài sản cố định...
Kế toán chi tiết tài sản cố định sử dụng các loại chứng từ, sổ kế toán sau:
Biên bản giao nhận tài sản cố định dùng để ghi chép, theo dõi tài sản cố định thay đổi. Khi có sự thay đổi, giao nhận TSCĐ do bất kỳ nguyên nhân nào cũng phải thành lập hội đồng giao nhận TSCĐ. Hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và lập biên bản giao nhận TSCĐ theo mẫu 01 trong chế độ ghi chép ban đầu. Biên bản này lập riêng cho rừng TSCĐ. Trường hợp giao nhận cùng lúc nhiều tài sản cố định cùng loại thì có thể lập chung nhưng sao đó phải sao cho mỗi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 2 bản. Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản.
Hố sơ TSCĐ: Mỗi TSCĐ phải có một bộ hồ sơ riêng bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và các hóa đơn, chứng từ có liên quan đến việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ.
Thẻ tài sản cố định - Mẫu số S23 - DN: Thẻ được lập cho từng đối tượng ghi tài sản cố định. Thẻ TSCĐ dùng chung cho mọi TSCĐ là nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, cây, con, gia súc...Căn cứ để lập thẻ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; biên bản đánh giá lại tài sản cố định; Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ; biên bản thanh lý TSCĐ; Các tài liệu kỹ thuật khác liên quan.
Sổ tài sản cố định - Mẫu số S21 - DN: Dùng để đăng ký theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản trong đơn vị từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi giảm tài sản cố định. Mỗi một sổ hoặc một số trang sổ được mở theo dõi cho một loại TSCĐ ( nhà cửa, máy móc thiết bị...). Căn cứ vào chừng từ tăng, giảm TSCĐ để ghi vào sổ TSCĐ.
Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng - mẫu số S22-DN: Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng giảm tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại từng nơi sử dụng nhằm quản lý tài sản và dụng cụ đã được cấp cho các phòng ban, làm căn cứ để đối chiếu khi tiến hành kiểm kê định kỳ. mỗi đơn vị hoặc bộ phận ( phân xưởng, phòng ban...) thuộc doanh nghiệp phải mở một sổ để theo dõi tài sản. Căn cứ vào chứng từ gốc về tăng, giảm tài sản để ghi vào sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng.
Sử dụng các loại chứng từ, sổ kế toán TSCĐ
