THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài liệu được tiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu:
Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.
Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của pháp luật.
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước.
Bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theo hai giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan hoặc phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất các biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu.
Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của các hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, bổ sung những tài liệu còn thiếu.
Thu thập và bổ sung tài liệu của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữắmẽ góp phần làm phong phú thêm thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Điều đó giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú, đa dạng của xã hội.
Thu thập và bổ sung tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của các lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Như vậy, thu thập và bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam song là hai công việc có tính chất khác nhau cần được phân biệt và thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo những quy định của nhà nước.
Ví dụ: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành thu thập tài liệu từ lưu trữ các cơ quan thuộc thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và các văn bản hướng dẫn thi hành. Việc thu thập tài liệu được thực hiện theo định kỳ và đúng thẩm quyền nhà nước cho phép. Tuy nhiên, việc các cán bộ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đi tìm kiến và sưu tầm những tài liệu có ý nghĩa quốc gia từ nước ngoài hay từ nhân dân để hoàn chỉnh và làm phong phú thêm Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lại là quá trình bổ sung tài liệu.
2. Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia.
- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành.
- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp.
- Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định.
- Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan.
3. Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ
3.1 Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử
Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời đại lịch sử nào phải để riêng theo thời đại lịch sử ấy. Áp dụng nguyên tắc này ở nước ta tài liệu lưu trữ được chia làm hai khối lớn theo hai thời đại lịch sử khác nhau: Khối tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 và khối tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945.
Thuộc thành phần tài liệu trước cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền Phong kiến; tài liệu của các cơ quan thuộc địa của thực dân Pháp và phát xít Nhật; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ trước cách mạng tháng Tám năm 1945. Theo quy định của Nhà nước tại Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/02/2001 của Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) về thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thì khối tài liệu này hiện được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
Thuộc thành phần tài liệu sau cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền nhà nước dân chủ nhân dân và nhà nước xã hội chủ nghĩa; tài liệu của chính quyền miền nam Việt Nam và Việt Nam cộng hoà; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ sau cách mạng. Cũng theo quy định của nhà nước tại Quyết định số 13/QĐ- LTNN ngày 23 tháng 02 năm 2001 của Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) thì khối tài liệu này hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Thông thường người ta lấy ngày Cách mạng thành công là mốc thời gian phân kỳ thời đại lịch sử. Đối với Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam lấy ngày 19/8/1945 để phân chia toàn bộ tài liệu trong phông thành hai khối lớn. Nhưng tại các địa phương thì lấy ngày thắng lợi của cách mạng ở địa phương đó.
Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm được tài liệu từ các cơ quan trong, ngoài nước và từ nhân dân.
3.2 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ
Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh phản ánh quá trình hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân. Vì vậy, một trong những yếu tố quy định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông. Việc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ đó.
Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông. Tài liệu của một phông mà bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu… phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau.
Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của nó. Thực hiện nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông thì phải đưa về đúng phông của nó. Mặt khác, phải thường xuyên thu thập để hoàn chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán do chiến tranh, thiên tai.
3.3 Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông
Ngoài hai nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu trên, người ta còn chú ý nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông lưu trữ. Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng.
Ba nguyên tắc trên có mối quan hệ mật thiết với nhau và nó chỉ áp dụng đối với việc thu thập, bổ sung tài liệu hành chính, không áp dụng đối với loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử…
II. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Khái niệm, đặc điểm lưu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan (hay còn gọi là lưu trữ hiện hành) là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ văn thư cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.
Lưu trữ cơ quan là nơi lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan trong thời gian mười năm đối với các cơ quan, tổ chức ở trung ương và năm năm đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương. Sau thời gian đó, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ chọn lọc những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ cơ quan tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu tra cứu của cơ quan, của ngành trong thời gian lưu trữ hiện hành. Đối với những ngành tài liệu lưu trữ có giá trị hiện hành kéo dài như: ngoại giao, quốc phòng, an ninh, khí tượng thuỷ văn… thì thời hạn lưu trữ tại lưu trữ cơ quan sẽ quy định riêng sau khi có sự bàn bạc thống nhất giữa cơ quan có tài liệu và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:
- Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã giải quyết xong của các cán bộ công chức trong cơ quan. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu. Lưu trữ cơ quan chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã được lập hồ sơ theo đúng quy định của nhà nước.
- Đối với những hồ sơ đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, nhưng cán bộ công chức cần giữ lại để tham khảo giải quyết công việc thì vẫn làm thủ tục giao nộp vào lưu trữ cơ quan và sau đó lưu trữ cơ quan làm các thủ tục cho mượn lại hồ sơ. Thời hạn nộp lưu hồ sơ của văn thư và cán bộ các phòng, ban, đơn vị chức năng được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.
- Thu thập, bổ sung những tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân. Thực tế ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cho nên tài liệu có giá trị còn tồn đọng ở các phòng, ban, đơn vị và nơi làm việc của cán bộ công chức. Để giải quyết vấn đề này, lưu trữ cơ quan cần đề xuất với lãnh đạo cơ quan ban hành những quy chế, quy định về nộp lưu hồ sơ tài liệu trong cơ quan.
- Những tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc sở hữu tư nhân được ký gửi, biếu tặng hoặc nhượng lại cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận những tài liệu đó và bổ sung vào phông lưu trữ cơ quan hoặc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
- Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ nộp lưu những tài liệu có giá trị lâu dài, vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử.
Việc lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử vào lưu trữ quốc gia được thực hiện theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2. Các nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan là nơi lưu giữ, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ cơ quan. Vì vậy, thành phần tài liệu của lưu trữ cơ quan phải phản ánh đúng và đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan, đơn vị hình thành phông.
Đối với các lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của bản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan. Cụ thể, lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
- Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ đầu mối văn bản đi, đến của cơ quan. Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập ở văn thư cơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn vị trong quá trình hoạt động. Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong. Tài liệu hình thành trong các phòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn. Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quy định: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm”.
Ngoài ra lưu trữ cơ quan có thể bổ sung tài liệu từ các nguồn sau:
- Các cán bộ, công chức, viêc chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan, đã về hưu hoặc chuyển công tác.
- Các cơ quan cấp trên, cấp dưới và ngang cấp thường xuyên gửi các văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với cơ quan.
Thành phần tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài.
Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Khi thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cần tuân theo những nguyên tắc sau:
- Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định hiện hành của nhà nước về thời gian và thẩm quyền cho phép.
- Thu thập và bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ hoặc theo phương án phân loại tài liệu của cơ quan.
III. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
1. Khái niệm lưu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử (lưu trữ quốc gia) là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.
Hiện nay hệ thống lưu trữ lịch sử ở nước ta gồm có: Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III; Trung tâm Lưu trữ tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương; lưu trữ huyện.
Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ:
- Lập danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện thu thập, và xác định những nguồn cần được bổ sung vào lưu trữ lịch sử và danh mục những loại hồ sơ tài liệu thuộc thành phần phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm phối hợp với lưu trữ cơ quan lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm từ các lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ lịch sử phải tổ chức hướng dẫn cho các lưu trữ cơ quan về thành phần và các loại tài liệu có giá trị phải nộp lưu, tiêu chuẩn những hồ sơ thu thập vào lưu trữ lịch sử.
2. Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử thu thập tài liệu từ những nguồn sau:
- Từ các lưu trữ cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử do nhà nước quy định. Đây là nguồn thu thập thường xuyên và quan trọng nhất đối với các lưu trữ lịch sử
- Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử là:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập;
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”
+ Khi thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải có biên bản bàn giao tài liệu có chữ ký của bên giao và bên nhận. “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” vào lưu trữ lịch sử đính kèm theo “Biên bản bàn giao tài liệu”. “Biên bản bàn giao tài liệu” và “Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu” được lập thành ba bản. Một bản do bên giao giữ, một bản do bên nhận giữ, một bản gửi cho cơ quan lưu trữ cấp trên trực tiếp. Những tài liệu được thu thập, bổ sung vào lưu trữ lịch sử đều phải ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ. Mẫu sổ nhập tài liệu lưu trữ đã được Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12 tháng 01 năm 1990. Các lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành phải thực hiện đúng quyết định này.
+ Đối với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được thực hiện theo sự hướng dẫn của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 2001 và Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Điều 6, Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định:
- Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:
+ Các cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
+ Các cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước nước Việt Nam dân chủ cộng hòa;
+ Các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975;
+ Các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập và tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;
+ Các cơ quan, tổ chức của chế độ phong kiến Việt Nam;
+ Các cơ quan, tổ chức của chế độ thực dân, đế quốc xâm lược trên lãnh thổ Việt Nam trước ngày 30/4/1975;
+ Các cơ quan, tổ chức trung ương của Việt Nam cộng hòa và của các tổ chức khác trước ngày 30/4/1975;
+ Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;
+ Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.
- Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; lưu trữ huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:
+ Các cơ quan nhà nước cùng cấp ở địa phương;
+ Các cơ quan, tổ chức cùng cấp của Việt Nam cộng hòa và của các tổ chức khác ở địa phương trước ngày 30/4/1975;
+ Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;
+ Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;
+ Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.
- Ngoài các nguồn thu theo quy định của nhà nước các lưu trữ lịch sử còn được bổ sung tài liệu từ những nguồn sau:
+ Từ các lưu trữ nước ngoài có quan hệ lịch sử với Việt Nam thông qua trao đổi, mua bán hoặc biếu tặng.
+ Từ các ngành khác như: bảo tàng, thư viện, lịch sử có mối quan hệ với ngành lưu trữ.
+ Từ các cá nhân, gia đình, dòng họ trong và ngoài nước cần lưu trữ được những tài liệu có ý nghĩa lịch sử của quốc gia.
3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử được tuân theo những nguyên tắc chung của thu thập, bổ sung tài liệu. Đó là các nguyên tắc: Thu thập, bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử; nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông và nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông. (xem phần 2.3).
Ngoài việc áp dụng ba nguyên tắc trên lưu trữ lịch sử cần áp dụng nguyên tắc: Thu thập, bổ sung tài liệu theo đặc trưng cơ bản về vật liệu và phương pháp chế tác tài liệu. Tại lưu trữ lịch sử cần có kho lưu trữ chuyên dụng dành cho việc lưu trữ các tài liệu có vật liệu và phương pháp chế tác đặc biệt như; tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu lưu trữ điện tử…
IV. THẨM QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRONG VIỆC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu và việc thực hiện các nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu đều được thực hiện theo những quy định hiện hành của nhà nước thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ. Đó là những quy định về thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu; trách nhiệm của các lưu trữ trong việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.
Thẩm quyền thu thập tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam được quy định rõ trong Nghị định 111/2004/NĐ-CP (xem phần 3.2).
Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của mỗi cơ quan trong việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, cụ thể như sau:
1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;
- Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
- Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo;
- Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm
- Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu;
- Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập;
- Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp;
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ đóng vai trò quyết định thành phần và chất lượng tài liệu trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Để công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành một cách khoa học cần xây dựng tiêu chuẩn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các lưu trữ lịch sử. Tiêu chuẩn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt.
Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.
Việc thực hiện các nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ theo sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Tài liệu thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
