Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định:
Chi phí thu mua hàng hóa phản ánh chi phí phát sinh liên quan đến số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí mua hàng hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (kể cả hàng tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được).
Chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: Chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi; chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa…
Vận dụng các nguyên tắc kế toán ta có phương pháp kế toán chi phí thu mua như sau:
Trường hợp 1: Chi phí đi mua hàng phát sinh ít, đơn giản và dễ xác định có thể vận dụng nguyên tắc trọng yếu.
Nguyên tắc trọng yếu cho rằng kế toán chỉ theo dõi và công khai những sự việc được xem là quan trọng và có thể bỏ qua không quan tâm đến những sự việc được xem là không quan trọng và không làm ảnh hưởng lớn đến các báo cáo tài chính. Vì vậy trong trường hợp khi vận dụng nguyên tắc trọng yếu trong quá trình hạch toán thì có thể đưa chi phí thu mua vào giá trị hàng nhập kho.
Phương pháp hạch toán
Kế toán sử dụng TK 1561 – Giá mua hàng hóa
Khi phát sinh chi phí thu mua hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn chứng từ kế toán định khoản:
Nợ TK 1561: Chi phí thu mua hàng hóa
Nợ TK 1331 (nếu có thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ)
Có TK 111, 112…
Thí dụ:
Mua hàng hóa tổng trị giá mua: 100.000.000đ (chưa thuế VAT 10%). Chi phí lưu kho: 500.000đ – chi phí này là khá nhỏ. Dựa trên nguyên tắc trọng yếu, vì số tiền là quá nhỏ, không trọng yếu nên kế toán ghi nhận tất cả chi phí thu mua phát sinh vào chi phí trong một tháng thay vì dàn trải trong nhiều kỳ. Nếu số tiền nhỏ mà ghi nhận trong nhiều kỳ thì sẽ tốn kém chi phí cho việc theo dõi: chi phí giấy, chi phí nhân lực theo dõi, …
Kế toán định khoản:
Nợ TK 1561: 100.000.000
Nợ TK 1331: 10.000.000
Có TK 331: 110.000.000
Phản ánh chi phí phát sinh
Nợ TK 1561: 500.000
Có TK 331: 500.000
Trường hợp 2: Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, chi phí mua hàng của các đợt thường chênh lệch nhau lớn, phát sinh nhiều, chi phí tập hợp khó (do chi nhiều lần, kéo dài, gồm nhiều khoản chi …)
Trong trường hợp này vận dụng nguyên tắc nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Nguyên tắc này yêu cầu khi tính chi phí được coi là chi phí hoạt động trong kỳ phải trên cơ sở những chi phí nào tạo nên doanh thu được hưởng trong kỳ.
Khi đó kế toán sử dụng TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa để tập hợp chi phí thu mua phát sinh đến cuối kỳ tiến hành phân bổ theo số hàng bán ra sẽ làm giá vốn hàng bán đều nhau hơn giữa các kỳ kế toán.
Một số phương pháp phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng bán ra trong kỳ:
1) Phân bổ theo trị giá mua
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ = (Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ) / (Giá mua hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ) x Trị giá mua hàng xuất bán trong kỳ.
Phương pháp này có giá trị mang tính chính xác cao, thích hợp trong trường hợp hàng nhập có chênh lệch giá trị lớn, nhưng tính toán phức tạp trong trường hợp số lượng nhập suất lớn.
2) Phân bổ theo số lượng
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ = (Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ) x Số lượng hàng xuất bán trong kỳ.
Phương pháp này tính toán dễ dàng nhưng cho kết quả mang tính chất tương đối vì chỉ phụ thuộc vào số lượng hàng nhập.
Phương pháp hạch toán:
Kế toán sử dụng TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa
Kết cấu TK 1562:
Bên Nợ: Chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hóa mua vào, đã nhập kho trong kỳ.
Bên Có: Chi phí thu mua hàng hóa tính cho khối lượng hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
Dư Nợ: Chi phí thu mua còn lại cuối kỳ.
Trình tự hạch toán:
- Trong kỳ khi phát sinh chi phí thu mua hàng hóa căn cứ vào các chứng từ kèm theo kế toán định khoản:
Nợ TK 1562
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112…
- Cuối kỳ kế toán tính và phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ, định khoản:
Nợ TK 632
Có TK 1562
Thí dụ:
Đầu tháng 06/2011, số lượng hàng A tồn kho 10.000kg, trị giá mua 80.000d/kg. Chi phí mua hàng chưa phân bổ 20.000.000đ
Trong tháng:
- Ngày 2/6: Nhập kho 2.000kg, trị giá mua 82.000đ/kg.
- Ngày 5/6: Nhập kho 6.000kg, trị giá mua 85.000đ/kg. Chi phí vận chuyển phát sinh 6.000.000đ thanh toán bằng tiền mặt
- Ngày 10/6: Xuất kho 7.000kg để bán với giá bán 95.000đ/kg (chưa bao gồm VAT) (giá vốn hàng xuất bán tính theo phương pháp nhập sau – xuất trước), khách hàng chưa thanh toán.
Theo cách phân bổ thứ nhất:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ =
(20.000.000 + 6.000.000) / (10.000 × 80.000 + 2.000 × 82.000 + 6.000 × 85.000) x (6.000 × 85.000 + 1.000 × 82.000) = 10.442.334
Theo cách phân bổ thứ hai:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ =
(20.000.000 + 6.000.000) / (10.000 + 2.000 + 6.000) x 7.000 = 10.111.111
Phương pháp hạch toán
Phân bổ theo cách 1:
Ngày 2/5:
Nợ TK 1561: 164.000.000
Có TK 111: 164.000.000
Ngày 5/6:
Nợ TK 1561: 510.000.000
Có TK 111: 510.000.000
Nợ TK 1562: 6000.000
Có TK 111: 6.000.000
Ngày 10/6:
Nợ TK 632: 592.000.000
Có TK 1561: 592.000.000
Nợ TK 131: 731.500.000
Có TK 511: 665.000.000
Có TK 3331: 66.500.000
Cuối kỳ phân bổ:
Nợ TK 632: 10.442.334
Có TK 1562: 10.442.334
Vậy tổng giá vốn trong trường hợp này là: 602.442.334
Phân bổ theo cách 2:
Ngày 2/5:
Nợ TK 1561: 164.000.000
Có TK 111: 164.000.000
Ngày 5/6:
Nợ TK 1561: 510.000.000
Có TK 111: 510.000.000
Nợ TK 1562: 6.000.000
Có TK 111: 6.000.000
Ngày 10/6:
Nợ TK 632: 592.000.000
Có TK 1561: 592.000.000
Nợ TK 131: 731.500.000
Có TK 511: 665.000.000
Có TK 3331: 66.500.000
Cuối kỳ phân bổ:
Nợ TK 632: 10.111.111
Có TK 1562: 10.111.111
Vậy tổng giá vốn trong trường hợp này là: 602.111.111
Tóm lại lựa chọn phương pháp phân bổ thích hợp chi phí thu mua hàng hóa không những phản ánh đúng tình hình lợi nhuận của doanh nghiệp mà còn phù hợp với các nguyên tắc kế toán căn bản.
